I 4 errori più comuni di chi organizza un family day aziendale

Family day aziendale

Gli errori da non fare nell’organizzazione

Non troppo tempo fa, a un convegno, mi sono trovato a chiacchierare con un manager di un’impresa di media dimensioni.

Gli ho chiesto se anche lui organizza un family day aziendale e, se sì, com’è andato il più recente.

“Lasciamo stare, una perdita di tempo. Quest’anno poi stavo per esplodere: dopo averci speso un sacco di soldi, ho pure notato un gruppetto di dipendenti che borbottavano tra loro perché erano dovuti venire in ufficio di sabato. Fosse per me taglierei tutto, ma l’amministratore delegato ci tiene…”

La sua risposta non mi ha stupito affatto.

Lavoro nel mondo degli eventi per bambini da quando andavo ancora all’università: non esagero se dico di aver perso il conto di quanti ne ho visti. Arrivo tranquillamente a mille solo con quelli che ho organizzato con Kids Animazione; poi ci sono tutti quelli in cui ero il fornitore di altre agenzie e quindi arrivavo a cose fatte per noleggiare la mia attrezzatura.

Certamente ho visto eventi riuscitissimi, ho visto persone tornare a casa entusiaste perché avevano vissuto un’esperienza memorabile. Ma ho visto anche tanti errori, proprio come quelli che ha fatto l’azienda del mio nuovo amico. Alcuni sono davvero comuni, capitano alle multinazionali così come alle agenzie alla prima esperienza.

Per uno come me, che non perde mai di vista i risultati, è una cosa grave. Perché a volte basta uno di questi errori per gettare alle ortiche il proprio lavoro e i propri soldi.

È per questo che ho scelto di condividere quello che ho imparato, perché so quanto si può ottenere con gli eventi per bambini in azienda, ma so anche quanto è facile mandare tutto all’aria.

 

Primo errore: sbagliare il timing

L’azienda del manager con cui parlavo ha tagliato la testa al toro e ha organizzato il suo family day di sabato. Così la sede è libera, non bisogna fare i salti mortali per spostare riunioni, se fanno il tempo pieno i bambini sono a casa da scuola… la logica c’è tutta, no?

No, perché il sabato le famiglie hanno già mille programmi. Così, magari hai progettato un’attività super, ma ti trovi davanti ragazzini che sbuffano perché hanno dovuto saltare la partita di calcio e lunedì si prenderanno pure la sgridata del Mister. Oppure genitori che hanno dovuto rimandare la giornata sugli sci o il pranzo di famiglia. Tu hai fatto di tutto per fargli trascorrere una giornata memorabile, e ti sembra quasi di fargli un dispetto.

Anche il lunedì è da evitare: partecipare agli eventi per bambini in azienda significa prima di tutto divertirsi, ma non ti puoi aspettare che i dipendenti arrivino a mente sgombra nella giornata peggiore della settimana.

Tutti gli altri giorni in settimana invece vanno bene e il migliore è il venerdì, quando le persone hanno più voglia di staccare.

Oltre al giorno, si può anche sbagliare l’orario. Regola numero uno: il family day va fatto durante l’orario di lavoro, non fuori. Su questo non mi ripeto, perché vale lo stesso discorso già fatto per il sabato.

La mattina è perfetta, perché il genitore non deve accompagnare il bambino a scuola ma viene direttamente con lui in azienda.

Il pomeriggio, invece, le cose si complicano: il genitore viene in ufficio la mattina, in pausa pranzo va a prendere il bambino, poi rientra per l’evento… Non c’è da stupirsi se tanti arrivano in ritardo.

Sempre riguardo al tempo, la terza cosa che si può sbagliare è la durata del family day.

L’ideale sono tre ore, superare le quattro ore non ha senso. Non dimenticarti che stai pur sempre lavorando con dei bambini, anche molto piccoli, catapultati in un ambiente nuovo insieme a un sacco di gente che non conoscono. Se la tiri troppo per le lunghe, come minimo finiscono per stancarsi o agitarsi.

 

Secondo errore: sbagliare le attività

A un evento per bambini in azienda devi invitare tutti i figli dei dipendenti, dagli 0 ai 14 anni. Dai 3 ai 10 anni è la fascia d’età migliore, ma le buone agenzie riescono anche a coprire anche le fasce prima e dopo. Se l’agenzia a cui hai chiesto un preventivo non lo fa, forse è il caso di farti due domande.

Ma cos’ha in comune un bambino di due anni con uno che va già alle medie? Praticamente nulla. Da qui un’altra regola fondamentale, anche se tanti ci passano sopra: le attività vanno sempre pensate a seconda dell’età.

Mai trascurare la fascia 0-3 anni, per cui servono aree baby morbide e recintate dove giocare in sicurezza.

Quando si ha a che fare coi più grandi bisogna stare molto attenti a non trattarli “da bambini” (è il modo migliore per metterseli contro!). Io di solito faccio in modo di responsabilizzarli: li raduno per spiegare la prossima attività e chiedere di farmi da assistenti, oppure consegno delle macchinette fotografiche e assegno a loro l’incarico di fotografi ufficiali dell’evento.

Un’altra cosa da non dimenticare mai è che i bambini vanno coinvolti in tutti i sensi. Quindi bisogna organizzare attività di movimento come le staffette, attività più statiche come i laboratori, attività interattive…

E bisogna trovare l’equilibrio giusto, restando nei tempi ed evitando di farli stancare. I bambini si potranno divertire da matti alla caccia al tesoro, ma se dura tre ore puoi star certo che alla fine saranno annoiati a morte e non vedranno l’ora di tornare a casa.

 

Terzo errore: non coinvolgere i genitori

I bambini giocano con gli animatori, i genitori stanno per conto loro a chiacchierare. Ne ho visti tanti, di eventi per bambini in azienda gestiti così. Peccato solo che non ci sia niente di più sbagliato.

Il family day aziendale è una giornata per i dipendenti e le loro famiglie: questo significa che almeno un’attività, tra quelle che si organizzano, deve coinvolgere anche gli adulti. E per “adulti” intendo sia i dipendenti sia i loro compagni, mariti e mogli.

Con Kids Animazione mi è capitato di organizzare giochi in cui bambini e genitori facevano squadra, come gare di torte o cacce al tesoro. Altre volte ho messo in piedi attività che coinvolgevano soltanto gli adulti, e che magari per i bambini sarebbero state troppo complicate.

 

Quarto errore: costruire un evento che non sia su misura per te

Questo è l’errore più comune, e guarda caso è il più grave.

Si assoldano gli animatori, si noleggiano i gonfiabili, si organizza il catering. I genitori si rilassano, i bambini giocano e si divertono. L’evento è un successo? Sì, se l’obiettivo è quello di organizzare una bella festa e poi mandare tutti a casa. Ma un family day aziendale è una cosa diversa.

Quando con Kids Animazione organizzo un evento, lo progetto su misura per il business e i valori dell’azienda.

Una banca e un produttore di bicchieri non possono proporre due eventi fotocopia. Se lo fanno (e capita, te l’assicuro) significa che stanno buttando via i loro soldi, perché non stanno costruendo un’esperienza legata al loro brand.

Se in azienda sei quello che organizza eventi, di sicuro ti sarà capitato di chiedere un preventivo a un fornitore e ricevere una risposta in pochi minuti, con una specie di lista della spesa. Io faccio qualcosa di molto diverso. Se devo organizzare un family day aziendale non mi limito a riciclare un format giù pronto, ma incontro di persona chi mi ha contattato, studio la storia e i valori dell’azienda e preparo un progetto da zero. Mi ci vuole più tempo rispetto a copiare e incollare quello che avevo mandato a qualcun altro la settimana prima, certo. Ma questo tempo lo spendo volentieri per creare un evento che ha un significato e degli obiettivi.

Se vuoi evitare di spendere soldi per un evento che non porta nessun valore al tuo business, scopri il mio metodo per costruire una brand experience for kids.

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