Quando ti trovi a dover organizzare un evento, compreso un family day per bambini, hai bisogno di una lista di punti fondamentali i quali devono essere obbligatoriamente seguiti se punti a ottenere il massimo risultato possibile e se hai intenzione di voler rendere la manifestazione la migliore in assoluto.
Vediamo quali sono questi 6 punti fondamentali che non devi mai mettere in secondo piano quando procedi con l’organizzazione del suddetto evento.

Obiettivi dell’evento

Quando si parla di obiettivi bisogna porsi necessariamente due domande che permettono di trovare il giusto incontro tra le tue esigenze e quelle dei partecipanti.
Per prima cosa devi sempre chiederti come vorresti che questo evento venisse organizzato, ovvero come questo deve essere, affinché tu possa dare una connotazione semplice, ma allo stesso tempo efficace, che soddisfa le tue aspettative.
Se si tratta di un family day (in questo articolo ho descritto i “4 errori che non devi commettere se ne organizzi uno”), devi anche considerare quello che vogliono i bambini, ovvero capire come questo evento possa essere stimolante per loro e fare in modo che vi partecipino.

Trovare il giusto equilibrio tra le tue esigenze e quelle del pubblico di riferimento rappresenta la giusta via per riuscire a raggiungere i tuoi obiettivi e fare in modo che il tuo evento possa essere visto come perfetto e piacevole sotto ogni ottica, dettaglio da non ignorare assolutamente.

Risorse (umane) dell’evento

Non esiste evento senza un personale dedicato che si occupa di gestire perfettamente ogni singolo aspetto del medesimo.
Un family day per bambini deve essere gestito in maniera ben precisa e fare in modo che il medesimo non venga caratterizzato da parti morte o noiose, offrendo sia ai piccini che agli adulti anche dei particolari servizi che rendono la partecipazione migliore.
Devi quindi scegliere quali figure ricopriranno determinati ruoli e fare in modo che i vari compiti siano ben chiari alle medesime, evitando che la confusione possa essere presente durante l’evento stesso.
Una buona organizzazione permette di gestire l’evento in maniera ottimale, evitando ogni potenziale errore e complicanza che possono avere un impatto negativo sullo svolgimento dell’evento stesso.

Location evento

Anche la location è molto importante quando si parla di family day ma attenzione: questo punto deve essere analizzato sotto due ottiche differenti.
Qualora il luogo sia ben stabilito, ovvero se questo deve essere svolto presso la propria azienda oppure in una fiera, si hanno poche possibilità di modificare la location, la quale deve comunque essere adattata, per quanto possibile, a quella tipologia di manifestazione che si vuole organizzare, sia che si parli di family day che di altri.

Se invece non vi è una location precisa che in qualche modo potrebbe vincolare la propria scelta, allora occorre valutare tre aspetti per riuscire a scegliere la migliore in assoluto.
Lo spazio deve essere uno di quei criteri da analizzare con cura dato che l’evento potrebbe richiedere un’area ampia: nel caso di un family day per bambini, una villa con vasto giardino e/o piscina rappresenta il luogo ideale.
Gli accessori, come appunto i giochi e la piscina, così come un gazebo e sedie per stare comodi in giardino, sono il secondo punto fondamentale che necessita di essere analizzato e che rende la location migliore sotto ogni aspetto.

Infine bisogna parlare anche della raggiungibilità: la location dell’evento, ovvero del family day per bambini, deve essere molto semplice da raggiungere e prevenire che possano palesarsi delle potenziali situazioni di difficoltà e svantaggio per il giungere a destinazione.

Grazie a questi tre elementi è dunque possibile selezionare una location unica in grado di rispondere alle proprie domande.

Food & beverage

Il pasto è un momento particolare dell’evento: il servizio di catering deve essere scelto con cura dato che questo deve attirare l’attenzione degli ospiti e fare in modo che questi possano rilassarsi e gustarsi le diverse pietanze.
Quando si parla di questo servizio è bene tenere a mente che questa parte non deve essere la sola a essere ricordata da parte dei partecipanti in quanto, in caso contrario, si rischia di creare un evento che viene definito come vero e proprio flop.
Il ricordo del solo cibo è infatti sinonimo di poca attenzione da parte dei partecipanti al family day, che possono dunque avere interesse solo ed esclusivamente per il rinfresco.
Al contempo è molto importante anche fare in modo che questo sia caratterizzato da un buon menù che si adatti perfettamente alla festa, rendendo uniti questi due aspetti.
Trovare il giusto equilibrio tra i due aspetti, evento e cibo di qualità, può richiedere diverso tempo ma, se si riesce a unire perfettamente questi concetti, si ha l’occasione di realizzare un family day per bambini che difficilmente viene scordato e lo stesso vale anche per le altre tipologie di eventi.

Tempo libero nella scaletta

Tra un evento e l’altro del family day occorre riuscire a inserire anche quei momenti definiti come tempo libero, ovvero quelli di riposo che permettono di avere un break mediante il quale le persone possono riposarsi per qualche istante.
Ora, i momenti liberi vengono definiti anche come morti, visto che durante quel lasso di tempo non si partecipa ad alcun tipo di gioco o altre piccole manifestazioni e i partecipanti all’evento stesso potrebbero percepire quella spiacevole sensazione di noia.
Gestire perfettamente il tempo libero durante l’evento rappresenta la chiave del successo di ogni manifestazione ottimale, dato che grazie al break è possibile creare un piccolo momento di riposo durante il quale i partecipanti non si annoiano.

Per evitare che gli invitati tornino a casa stremati dalla fatica, oppure che si siano annoiati parecchio, è bene inserire del tempo libero alternato perfettamente ai vari mini eventi organizzati durante il family day.
Per questo è importante creare una buona scaletta del programma che deve essere modificata affinché sia possibile trovare il giusto equilibro tra le varie fasi dell’evento, senza renderlo troppo ricco di momenti importanti oppure di troppi lassi di tempo dove non accade nulla di interessante.

Comunicazione dell’evento

La comunicazione è importante quando si parla di un evento aziendale che deve essere organizzato: senza di questa nessuno potrebbe partecipare al suddetto, dato che questo rimarrebbe sconosciuto.
Se l’evento riguarda l’azienda, qualche giorno prima è bene consegnare il programma ai dipendenti affinché questi siano informati del tipo di evento al quale partecipano e come il medesimo è strutturato.
Se l’evento è invece pubblico è di fondamentale importanza pubblicizzarlo: che si tratti di post sui social oppure di pubblicità alla radio o in televisione, occorre sempre trovare gli elementi chiave che permettono di rendere l’evento unico e far crescere l’attesa per la partecipazione.
Non esiste una formula matematica che permetta di incrementare l’attesa per l’evento, ma solamente la persistenza e soprattutto il giusto modo di sponsorizzare l’evento fanno in modo che questo possa rimanere ben impresso nella mente dei partecipanti e stimolarli a presentarsi allo stesso.

Questi sono i 6 punti fondamentali che permettono di organizzare un evento perfetto, sia che si parli di family day per bambini che di altri.

Tutto deve essere pianificato e, se seguirai questa check List, le possibilità di avere successo saranno dalla tua parte.